Die 11 häufigsten Fehler ausländischer Käufer in China
Beschreibung
Lassen Sie sich bei Ihren Einkäufen in China vom chinesischen Geschäftspartner nicht aufs Glatteis führen! Das Österreichische AußenwirtschaftsCenter Guangzhou hat, basierend auf vielen unglücklichen Erfahrungen österreichischer und internationaler Unternehmer mit chinesischen Lieferanten, die 11 häufigsten Fehlerquellen beim „Sourcing“ in China für Sie zusammengetragen. Lesen Sie hier, in welche Fallstricke Sie nicht geraten sollten und wie sie diese am besten vermeiden!
Fehlerquelle Nr. 1: Mangelnde Spezifikationen
Dem Lieferanten sollten keinerlei Freiheiten bezüglich des Produktdesigns überlassen werden. Denn mangelnde Spezifikationen führen sehr häufig dazu, dass das finale Produkt erhebliche Unterschiede zum ursprünglichen Konzept aufweist. Allgemein in Europa vorausgesetzte Produkteigenschaften werden in China nicht als Standard gesehen. Alles muss daher vorab definiert werden. Westliche Konsumenten erwarten, dass sie in allen Einzelheiten genau das bekommen, was sie bestellt haben. Der chinesische Hersteller legt seiner Kundenbeziehung eine andere Philosophie zugrunde: Er meint, dass die Kundenwünsche nur insofern von Belang sind, als deren Einhaltung unbedingt notwendig ist, um einen Auftrag zu erhalten. Der Kundenwunsch wird zum Indiz des Gewollten, nicht zu seiner Grundlage.
Ein zusätzliches Problem entsteht, wenn der Zulieferer auf Grund seines eigenen Inputs zum Produktdesign glaubt, geistige Eigentumsrechte am Produkt zu besitzen.
Lösung: Beim Einkauf aus China ist es notwendig, detaillierte Spezifikationen vorzugeben, sodass kein Raum für Fehlinterpretationen entsteht. Alle Produkteigenschaften sollten bis ins Kleinste genau definiert und vertraglich (schriftlich!) festgehalten und dokumentiert werden. Denken Sie dabei auch an Details, die Sie in Europa als selbstverständlich voraussetzen würden.
Trennen Sie außerdem die technische Entwicklung von der Produktion, um Ihr Produktdesign zu schützen. Geben Sie nur jene Informationen aus der Hand, die der Produzent unbedingt zur Herstellung benötigt (z.B. nur das Muster einer Komponente, sofern nur diese produziert werden soll).
Fehlerquelle Nr. 2: Unkenntnis der wahren Kosten
Chinas günstige Fertigungspreise klingen häufig zu gut, um wahr zu sein. Tatsächlich verhindert jedoch eine zu geringe Abnahmemenge häufig, dass der Kunde wirklich günstige Preise erhält oder er genügend Verhandlungsmacht besitzt, um den chinesischen Geschäftspartner zu preislichen Zugeständnissen zu bewegen oder unter Druck zu setzen.
Österreichische Auftraggeber sind regelmäßig zu klein, um für den chinesischen Lieferanten zum „Key Account“ zu werden. Seien Sie sich bewusst, dass die meisten chinesischen Hersteller nur an einem großen Auftragsvolumen Interesse haben. Wenn nicht zumindest ein ganzer Container gefüllt werden kann, empfiehlt es sich häufig, die Waren bei Großhändlern und nicht direkt beim Hersteller abzunehmen. An Probe-Käufen ist der Hersteller meist nicht interessiert.
Vergessen Sie auch nicht, neben dem reinen Produktpreis u.a. folgende, zusätzliche Kosten zu beachten, die den Ursprungspreis nochmals deutlich anwachsen lassen:
Investitionen in Fertigungsmittel.
Oft ist es notwendig, der Produktionsfirma spezielle Fertigungsausrüstung, Werkzeuge, Formen, Prototypen o.Ä. zur Verfügung zu stellen – dies trifft vor allem auf maßgefertigte Produkte zu. Bei Beendigung der Geschäftsbeziehung werden diese nicht notwendigerweise retourniert.
Transport und Logistik
Wissen Sie über ALLE anfallenden Transportkosten Bescheid!
Wechselkursschwankungen
Fluktuationen des Währungskurses können nach der ursprünglichen Übereinkunft zu Veränderungen des Produktpreises führen. Überlegen Sie vorab, in welcher Währung Sie einkaufen wollen. Möglich sind grundsätzlich RMB oder USD.
Notfallbesuche
Manche Probleme mit Lieferanten können nicht durch Einschaltung von Agenten, sondern nur durch ein persönliches Treffen aus dem Weg geräumt werden. Bedenken Sie, dass Last-minute Reisen nach China kostspielig, aber im Falle von ernsthaften Schwierigkeiten, notwendig sind.
Schäden und Gewährleistung
Durch Lieferverzögerungen, Falschlieferungen oder Lieferung mangelnder Qualität entstehen dem österreichischen Kunden große Schäden. Hat er die Produkte bereits weiterverkauft, haftet er seinem Abnehmer gegenüber für Schäden. Die Durchsetzung von Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüchen gegenüber chinesischen Herstellern läuft jedoch meist ins Leere. Eine einzelne schadhafte Lieferung nach zehn Jahren vermeintlich erfolgreichem „China-Geschäft“ kann so u.U. sämtlichen Gewinn aus diesen Jahren zunichtemachen.
Fehlerquelle Nr. 3: Mangelnde Überprüfung von Lieferant und Produkt
Lassen Sie sich nicht blauäugig vom schönen Schein des Unternehmens auf der Handelsmesse blenden – die Realität kann nur mittels eines Besuchs der Fabrik in Erfahrung gebracht werden. Vor ersten Geschäftskontakten ist es jedenfalls angemessen, eine Kopie der Geschäftslizenz (business license) zu verlangen.
Hilfreich kann es auch sein, die Kontaktdaten von Referenzkunden zu verlangen. Hier ist jedoch auch Vorsicht geboten: Wählt man einen Lieferanten, der bereits einen größeren direkten Mitbewerber bedient, so erhält man meist verhältnismäßig ungünstige Preise, weil das Auftragsvolumen zu gering ist.
Auch die in Show-Rooms, Lagerhallen oder auf Messen präsentierten Produkte stellt der betreffende Lieferant nicht immer selbst her. Häufig geben bloße Händler vor, Hersteller zu sein, oder es werden Produkte präsentiert, deren Designs nicht im geistigen Eigentum des Lieferanten stehen.
Ähnlich ist es mit Inhaltsstoffen und Labelling: Es kommt vor, dass angegebene Inhaltsstoffe tatsächlich nicht im Produkt enthalten sind, die Beschriftung der Produkte nicht der Wahrheit entspricht oder behauptete Zertifikate (z.B. CE- Zertifikat, Öko-Label) nicht echt sind.
Lösung: Prüfen Sie alle Informationen, die Sie vom Lieferanten erhalten. Kontrollieren Sie nach Möglichkeit Fabriken, Produkte, Zertifikate und Inhaltsstoffe.
Die AußenwirtschaftsCenter in China bieten die Prüfung der Echtheit der Geschäftslizenz sowie eine allgemeine Lieferantenüberprüfung an. Für weitere Überprüfungen, wie zum Beispiel der finanziellen Lage des Unternehmens oder der herrschenden Arbeitsbedingungen, können externe Berater eingeschaltet werden. Die AußenwirtschaftsCenter vermitteln gerne entsprechende Kontakte.
Fehlerquelle Nr. 4: „Falling for the Golden Sample“
Firmenüberprüfungen und Qualitätskontrollen sind im chinesischen Sourcing- Geschäft essenziell. Lieferanten werden stets die perfekten Musterprodukte („Golden Sample“) präsentieren, um sich Verträge zu sichern, obgleich die tatsächliche Qualität des Endprodukts deutlich schlechter sein kann als die des ursprünglichen Musters. Häufig ist ein produziertes Muster auch nur scheinbar, d.h. auf Äußerlichkeiten bezogen, in Ordnung. Gerne wird von Seiten der Hersteller überdies und fälschlicherweise behauptet, jegliche Produktanforderungen erfüllen zu können. Qualitätsverschlechterungen ergeben sich sukzessive durch bewusst gesetzte Materialeinsparungen chinesischer Hersteller, die meist unter einem erheblichem Druck ihrer eigenen Zulieferer stehen.
Lösung: Um sicherzustellen, dass das Produkt von guter Qualität ist und internationale Standards einhält, ist es hilfreich, externe Experten für Qualitätskontrolle zu engagieren, welche die Produktionsstätte sowie das Endprodukt inspizieren. Die Qualitätskontrolle sollte im Idealfall mehrfach während der Produktion sowie zusätzlich nach Verpackung der Waren stichprobenartig erfolgen. Die Vereinbarung der Produktion eines Musters ist zwar sinnvoll, jedoch sollte das Muster eingehend geprüft werden (inkl. Innenleben, Inhaltsstoffe, technische Vorgaben), und der Kunde muss sich dessen bewusst sein, dass die Qualität des Musters nicht mit dem endgültigen Produkt übereinstimmen muss. Sie haben als Eigentümer auch das Recht, das Muster zu zerstören, um seine Qualität und Ausführung prüfen zu können!
Das WKO AußenwirtschaftsCenter in China empfehlen Ihnen gerne geeignete Qualitätsprüfer vor Ort!
Fehlerquelle Nr. 5: Schwierigkeiten in der Kommunikation
Nur wenige chinesische Lieferanten zeigen Interesse, ihre Kunden über den Produktionsstand auf dem Laufenden zu halten – deshalb ist der Käufer für das Projektmanagement verantwortlich. Ein weit verbreitetes Problem ist die fehlende Kommunikation: Es ist üblich, dass sich Lieferanten auch längere Zeit nicht melden, allerdings bedeuten keine Nachrichten nicht auch zwingend gute Nachrichten.
Chinesische Lieferanten versuchen häufig, Probleme zu verschleiern und zu verschweigen, einerseits weil sie ihr „Gesicht“ wahren wollen, anderseits auf Grund der Sorge, den Auftrag zu verlieren. Dies ist ein zusätzlicher Grund, einen Angestellten vor Ort zu beschäftigen, welcher den Lieferanten regelmäßig kontrolliert.
Ein weiteres Problem kann entstehen, wenn der ausländische Geschäftspartner nur ein Gegenüber auf chinesischer Seite „kennt“. Ist dieser, häufig der „Manager für Außenhandel“, abwesend, kann keine Kommunikation mehr erfolgen – in dringenden Fällen eine Katastrophe!
Lösung: Der Schlüssel zu erfolgreicher Kommunikation ist, eine gute Beziehung zum Lieferanten aufzubauen. Investieren Sie Zeit und suchen Sie den persönlichen Kontakt. Dies erhöht die Bereitschaft, Probleme zu kommunizieren. Die Beziehung zum Lieferanten sollte regelmäßig überarbeitet und erneuert werden, ein klares Monitoring der Lieferbeziehung ist hierfür erforderlich. Versuchen Sie, auch die Entscheidungsträger in der chinesischen Firma kennenzulernen. Wenn Sie bisher nur in Kontakt mit Herrn Jimmy oder Frau Sally waren (Chinesen benutzen gerne englische Fantasienamen), sollten Sie nicht nur versuchen, deren Kollegen und Vorgesetzte kennenzulernen, sondern auch ihre wirklichen chinesischen Namen zu erfahren.
Die AußenwirtschaftsCenter in China helfen Ihnen gerne dabei, Kommunikationsprobleme mit chinesischen Lieferanten aus dem Weg zu räumen.
Fehlerquelle Nr. 6: Das Vorleistungsrisiko ignorieren
Manche chinesische Lieferanten beginnen erst nach erfolgtem Auftrags- und Zahlungseingang mit dem Einkauf der benötigten Produktionsmittel (Rohstoffe, Maschinen). Das Risiko für sämtliche getätigte Vorleistungen trägt der Käufer, der durch seine vorab bezahlten Beträge dem Lieferanten de facto einen Mini-Kredit finanziert. Von hundertprozentiger Vorauszahlung des Kaufpreises ist dringend abzuraten. Üblich sind eine Anzahlung von 30 % und die Bezahlung der restlichen 70 %, nachdem die Qualität geprüft und die Güter verschifft wurden.
Optimal wäre eine Zahlvariante von 30%-40%-30%:
• Die erste Zahlung dient der Finanzierung der Produktionsmittel.
• Die zweite Zahlung erfolgt erst nach der Inspektion durch einen Qualitätsprüfer und dessen Abnahme der Produkte.
• Die übrigen 30% werden schließlich beim Erhalt der Waren und nach finaler Inspektion der Produkte bezahlt.
Lösung: Akzeptieren Sie keinesfalls eine vollständige Vorauszahlung. Seien Sie sich des Risikos bewusst, dass jede im Voraus bezahlte Summe im Zweifel unwiederbringlich verloren sein kann. Durch die Vereinbarung gesicherter Zahlungsweisen lässt sich das Vorleistungsrisiko eindämmen. Akkreditive sind auch in China nicht unüblich und werden bei einem entsprechenden Auftragsvolumen von 90 % der Lieferanten akzeptiert. Einige Lieferanten werden im Rahmen der ersten Bestellung solch einer Abmachung nicht zustimmen, bei regulärem Geschäftsverkehr und guter Beziehung werden sie sich jedoch bezüglich Zahlungsmodalitäten flexibler zeigen.
Fehlerquelle Nr. 7: „Falling for the Red Carpet“
Ein sehr weit verbreitetes Szenario: Sie treffen den Lieferanten Ihrer Träume auf einer Handelsmesse, und dieser rollt Ihnen sogleich den roten Teppich aus. Sie werden sofort durch die Fabrik geführt, anschließend findet ein großes Dinner statt, dann geht es noch zum Karaoke, und man verwöhnt Sie mit allerlei anderen After- Hour-Services. Ein Problem entsteht, wenn der Käufer von der Gastfreundschaft des Lieferanten überwältigt wird und das Gefühl hat, bereits ein freundschaftliches Verhältnis mit dem Lieferanten zu pflegen.
Lösung: Lassen Sie sich als Käufer nicht von der Gastfreundschaft des Lieferanten blenden. Natürlich sollte eine gute Beziehung aufgebaut werden, dies braucht allerdings Zeit. Seien Sie professionell und begeben Sie sich nach dem Abendessen zurück ins Hotel. Andernfalls erwartet der potentielle Geschäftspartner als Gegenleistung für die Gastfreundschaft, bei den Verhandlungen mit Samthandschuhen angefasst zu werden, und mehr Toleranz im Hinblick auf Lieferverspätungen oder Qualitätsmängel.
Fehlerquelle Nr. 8: Undichte Verträge
Jedes China-Geschäft verdient einen Vertrag! Tatsächlich kann nicht genug auf die Wichtigkeit hingewiesen werden, bei der Bestellung in China einen Kaufvertrag zu unterzeichnen. Bevor man die erste Bestellung abgibt, sollte man immer einen zweisprachigen Vertrag unterzeichnen, da in China nur chinesische Verträge offiziell anerkannt werden. Leider zeigt die Erfahrung, dass viele China-Geschäfte nur per E- Mail zustande kommen und kein Kaufvertrag unterzeichnet wird. Oft kommt es bei der Erstellung von Verträgen auch zu Verwechslungen zwischen INCOTEMRS und Zahlungsmodalitäten. INCOTERMS sind internationale Regelungen, welche die Rechte und Pflichten jeder Partei festlegen. Zahlungsmodalitäten hingegen setzen fest, wann und wie die Bezahlung des Geschäftspartners zu erfolgen hat. In den Vertrag gehören auch Regelungen zur Gewährleistung und zur Vorgehensweise bei Streitigkeiten. Eine Schlichtungsklausel ist empfehlenswert, denn es ist für beide Parteien einfacher und günstiger, sich im Streitfall außergerichtlich zu einigen. Sollte schützenswertes geistiges Eigentum in einen Auftrag involviert sein, muss unbedingt eine Verschwiegenheitsklausel unterschrieben werden.
Fehlerquelle Nr. 9: Verspätete Registrierung von geistigem Eigentum
Marken sollten nicht nur im Heimatland, sondern unbedingt auch in China registriert werden. Hierfür braucht man keinen eigenen Unternehmensstandort in China, sondern kann jeden offiziell registrierten Patentanwalt kontaktieren.
In China gibt es Personen, die gezielt Trademarks registrieren, ohne jegliche Absicht diese auch tatsächlich zu nutzen. Der einzige Zweck solcher Registrierungen ist es, einen Rückkauf des eigentlichen Rechtsinhabers zu erwirken. Im chinesischen Recht gilt das First-to-register-Prinzip und nicht das First-to-use-Prinzip, wie in vielen westlichen Ländern. Folglich ist in China derjenige, der ein Markenzeichen zuerst registriert, auch dessen Eigentümer.
Die Verwendung eines spezifischen Designs muss mittels eines chinesischen Designpatents geschützt werden und nicht etwa mithilfe eines Copyrights. Gemäß chinesischem Recht hindert ein Copyright einen Produzenten nämlich nicht an der Vervielfältigung, der Veröffentlichung und am Verkauf des hergestellten Produkts. Wird auf Kundenwunsch gefertigt, behaupten chinesische Hersteller gerne ein geistiges Eigentumsrecht auf ihre Herstellungsmethode und geben mit dieser Begründung dann keine nähere Auskunft über diese Methode. Für den Kunden ist dann nicht mehr nachvollziehbar, ob das Produkt tatsächlich nach den Standards hergestellt wurde, die von ihm verlangt wurden. Ein damit verwandtes Problem ist, dass viele Produzenten versuchen, Prototypen, Werkzeuge und Formen, die sie vom Kunden erhalten haben und die eigentlich in dessen Eigentum stehen, mit Berufung auf ihr eigenes geistiges Eigentumsrecht zur Vermarktung in anderen Ländern zu nutzen.
Lösung: Denken Sie möglichst frühzeitig daran, Ihr geistiges Eigentumsrecht in China schützen zu lassen. Die Durchsetzung von korrekt registrierten Rechten funktioniert in China vergleichsweise gut. Zu Problemen kommt es jedoch, wenn andere Firmen die Rechte zuvor registriert haben oder keine Regelung getroffen wurde.
Die AußenwirtschaftsCenter in China empfehlen Ihnen gerne geeignete Patentanwälte für die Registrierung von Markenrechten, Designpatenten usw.
Fehlerquelle Nr. 10: Blindes Vertrauen in die Integrität des Partners
Vielen chinesischen Produktherstellern ist das Konzept der Loyalität gegenüber dem Geschäftspartner fremd. Die Schaffung einer Win-Win-Situation, von der sowohl Lieferant als auch Kunde profitieren, wird häufig nicht als Ziel gesehen. Stattdessen sieht der chinesische Unternehmer im ausländischen Geschäftspartner oft mehr das „Geschäft“ denn den „Partner“. Im Sinne der in der chinesischen Kultur verankerten Hierarchie gilt der Fabrikant als dem Kunden übergeordnet, die Kundenwünsche zählen weniger als vermeintliche Notwendigkeiten im Herstellungsprozess.
Im Laufe der Geschäftsbeziehung versucht der chinesische Partner gerne, durch verschiedene Taktiken (sukzessive Qualitätsminderung, nachträgliche Preiserhöhung, etc.) seinen Vorteil zu mehren. Chinesische Hersteller nehmen oft auch das Recht für sich in Anspruch, unilateral Produktänderungen durchzuführen, ohne den Auftraggeber zu informieren, solange sie selbst diese Produktänderungen für nicht wesentlich halten. Während der österreichische Importeur oder Wiederverkäufer für Produktfehler haftet, erkennt sein chinesischer Lieferant in den seltensten Fällen eine moralische oder rechtliche Verpflichtung an, die von ihm verursachten Mängel abzugelten. Es fehlt das Bewusstsein, dass fehlerhafte Artikel vom Kunden in Europa nicht verwendet oder weiterverkauft werden können.
Wenn es zu Streitigkeiten kommt, wird der chinesische Partner typischerweise versuchen, die Verantwortung von sich zu schieben und die Schuld mit manchmal grotesken Argumenten dem Importeur anzulasten. Funktioniert dies nicht, wird gelegentlich ein einmaliger Fehler eingestanden, den allerdings der Abnehmer ausgleichen soll. Als ultima ratio greift der Lieferant schließlich zu härteren Bandagen: Die Kommunikation bricht ab oder wird unfreundlich bzw. erhält Drohcharakter.
Lösung: Geschäftsbeziehungen mit chinesischen Lieferanten sollten ständig überwacht, die bestellten Produkte auch bei bestehender Lieferbeziehung immer wieder auf ihre Qualität überprüft werden (z.B. durch Qualitätskontrolle in der Fabrik, bei Verpackung, bei Auslieferung, etc.). Beschäftigen Sie sich auch mit der chinesischen Kultur, denn nur so können Sie Ihren Lieferanten verstehen und kulturell bedingte Kommunikationsprobleme vermeiden.
Fehlerquelle Nr. 11: Blindes Vertrauen in die Rechtsdurchsetzbarkeit
Während das geltende chinesische Recht zu vielen Themen klare Regelungen bereithält, ist die Rechtsdurchsetzung in der Volksrepublik China oft unbefriedigend. Einer gütlichen Einigung mit dem Lieferanten ist in den meisten Fällen der Vorzug vor einer (unsicheren) gerichtlichen Durchsetzung von Rechtsansprüchen zu geben. Denn die polizeiliche und gerichtliche Arbeit erfolgt in China langsam und oft mit unbefriedigendem Erfolg. Unterschätzt werden häufig auch die Kosten, die mit Gerichtsverfahren verbunden sind. Neben den Prozess- und Anwaltskosten fallen z.B. auch Reisekosten, Übersetzungs- und Beglaubigungskosten an, da alle polizeilich oder gerichtlich eingebrachten Schriftstücke in chinesischer Sprache vorgelegt werden müssen. Achtung: In Österreich erzielte Gerichtsurteile sind mangels zivilrechtlichen Vollstreckungsabkommens in China nicht durchsetzbar.
Lösung: Denken Sie bereits im Vorfeld daran, dass Ihr Rechtsanspruch im Falle von Streitigkeiten nur schwer oder mit hohen Kosten durchsetzbar sein wird. Regeln Sie alle Eventualitäten so gut es geht vertraglich, um Ihr Risiko zu minimieren. Hierzu gehört auch die Regelung des Gerichtsstandes und des anwendbaren Rechts. Hat man vorab eine Schiedsklausel vereinbart, so kann dies bei Streitigkeiten von hohem Nutzen sein. Versuchen Sie im Streitfall auch, Kompromissmöglichkeiten (z.B. weitere Aufträge, andere Angebote an den Lieferanten) als Leverage und Verhandlungspotential zu nutzen.
Ein Service des AußenwirtschaftsCenter Guangzhou
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